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BESCHAFFUNGSSZENARIOLieferantenaudit

Lieferantenaudit vor Anzahlungsfreigabe

Beispielszenario: Lieferantenaudit vor Anzahlungsfreigabe. Zu prüfen: Identität und Lieferfähigkeit.

Käufer im Beispiel
Einkaufsteams
Planungsdokument
Lieferantenrisikoakte
Zu prüfendes Risiko
Identität und Lieferfähigkeit
Möglicher nächster Schritt
Zahlungsentscheidung
Unternehmensbeschaffung — Lieferantenaudit
Illustrative Ansicht — Unternehmensbeschaffung: Spezifikationen, Muster und Lieferantenangaben.
Lieferantenrisikoakte — Identität und Lieferfähigkeit
Beispieldokument: Lieferantenrisikoakte. Zu prüfende Punkte: Identität und Lieferfähigkeit.
Herausforderung

Einkaufsteams wollten den Markt Australien bedienen, doch Antworten, Angebote und Nachweise zu Identität und Lieferfähigkeit waren nicht vergleichbar.

Vorgeschlagener Ansatz

Vorgeschlagener Ansatz: Anforderungen, Lieferantenunterlagen und kaufmännische Annahmen in folgendem Dokument festhalten: Lieferantenrisikoakte. Bestätigte Angaben von noch offenen Fragen trennen.

Durchzuführende Prüfungen

Spezifikationen, Mindestmengen, Muster, Verpackung, Fristen sowie Prüf- und Transportbedarf vergleichen. Vor der jeweiligen Zahlungsentscheidung insbesondere Folgendes prüfen: Identität und Lieferfähigkeit.

Anstehende Entscheidung

Entscheiden, ob die vorhandenen Informationen den folgenden Schritt ermöglichen: Zahlungsentscheidung. Fehlende Nachweise anfordern, den Plan anpassen oder das Vorhaben bei Bedarf pausieren. Das Szenario belegt kein tatsächliches Kundenergebnis.

Vorgeschlagene Schritte
Bedarf festhalten
Spezifikationen, ungefähre Menge und Zielort dokumentieren. Unbekannte Details für die weitere Prüfung offenlassen.
Angaben vergleichen
Folgendes Dokument verwenden: Lieferantenrisikoakte. Quellen und Daten prüfen, insbesondere zu: Identität und Lieferfähigkeit.
Weiteres Vorgehen entscheiden
Bedingungen und offene Fragen vor dem nächsten Schritt klären: Zahlungsentscheidung. Kostenpflichtige Verpflichtungen vorher vom Käufer freigeben lassen.
Wichtige Prüfpunkte
Vor der betreffenden Verpflichtung prüfen: Identität und Lieferfähigkeit.
Vorzubereitendes Planungsdokument: Lieferantenrisikoakte. Quellen und unbestätigte Annahmen festhalten.
Möglicher nächster Schritt: Zahlungsentscheidung. Voraussetzungen anhand des tatsächlichen Auftrags bestätigen.
Beispieldokument: Lieferantenrisikoakte. Zu prüfende Punkte: Identität und Lieferfähigkeit.
Zusammenfassung des Lieferantenaudits.
Notizen zur Dokumentenprüfung.
Checkliste zur QC-Bereitschaft.
Risikohinweise zur Anzahlungsentscheidung.